檔案工作從狹義上講,就是檔案業(yè)務(wù)工作,它是檔案室和檔案館圍繞檔案所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)工作,是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案,為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分,是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。
一、檔案是機(jī)關(guān)工作查考的依據(jù)
檔案是過去工作和歷史情況的記錄,它可以為機(jī)關(guān)工作提供備查的依據(jù)。檔案是歷史的真憑實(shí)證,是第一手的參考材料。首先,它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的,而非后人編造的,這就客觀地紀(jì)錄了歷史情況,具有最可靠的憑證。其次,它保留著真切的歷史痕跡,如有些是當(dāng)事人的親筆手稿;有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示;許多文件蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信;有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的,這也是檔案具有憑據(jù)作用的證明。還有一些文件材料,如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘,其憑證作用就更加強(qiáng)烈、更加明顯。
二、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材
近年來,我國檔案事業(yè)步入了新的歷史發(fā)展時(shí)期,各級(jí)檔案部門解放思想,改革創(chuàng)新,逐步把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為社會(huì)主義物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)提供檔案的利用服務(wù)上來,通過《中華人民共和國檔案法》頒布實(shí)施,我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道,檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強(qiáng);各機(jī)關(guān)、各單位檔案室,各級(jí)各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn),檔案在為社會(huì)各方面服務(wù)中發(fā)揮了重要作用。
鑒于檔案的重要性,作為檔案從業(yè)者,我們就要保護(hù)好、管理好檔案,要依法行使自己的職責(zé),定期接收檔案,妥善保管好檔案,為檔案的利用創(chuàng)造條件,提供方便,特別是應(yīng)做到以下幾點(diǎn):1、要維護(hù)好歷史的真實(shí)面貌;2、要忠于和熱愛檔案事業(yè);3、要具備全心全意為人民服務(wù)的精神;4要有良好的保密習(xí)慣;5、要樹立高度的法制意識(shí)和觀念。同時(shí)更要解放思想、勇于改革、大膽創(chuàng)新,以飽滿的工作熱情、奮發(fā)向上的精神,為發(fā)揮檔案事業(yè)的作用多做貢獻(xiàn)。
三、對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)要求
檔案工作現(xiàn)代化,是要樹立先進(jìn)的管理思想,學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論,繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行為、管理方法和手段,以達(dá)到預(yù)期目的。面對(duì)我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢(shì)、新任務(wù),必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化,建設(shè)是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,必須明確目標(biāo),抓住機(jī)遇,加強(qiáng)協(xié)調(diào),統(tǒng)一建設(shè),重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍,確保檔案資源的安全和保密,以實(shí)現(xiàn)檔案信息化,推動(dòng)檔案工作的改革。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快,精確度高,存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn),在文件的管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還,以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄,還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目,如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。
計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能,同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn),能及時(shí)、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位,給檔案工作注入生機(jī)和活力。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作,須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化,檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí),就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才,又是管理型人才,只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍,檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。
檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù),認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),樹立高度的工作責(zé)任心,做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作,積極參與檔案學(xué)術(shù)研究,不斷提高理論研究水平。
檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé),有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理,豐富科技信息資源,推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平,也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。